Flexhub
logo-flexhub-kleur-1

Slimme sjablonen

Voor tijdwinst en meer consistentie onder documenten

Huisstijl handboek (1)

Over Flexhub

Flexhub is een dienstverlener die maatwerk back-, mid- en frontoffice biedt als het gaat om ontzorging op het gebied van werkgeverschap in de flexbrancheUitzendbureaus houden zich voornamelijk bezig met het recruitmentproces en het binnenhalen van nieuwe bedrijven, waardoor ze vaak geen tijd hebben voor de rest daar omheen. Je kunt bijvoorbeeld denken aan HR, ziekmeldingen, facturatie en loonstroken. Door maatwerk ontzorging te bieden kunnen uitzendbureaus zich focussen op hetgeen waar ze echt goed in zijn.

DE UITDAGING

De samenwerking van I4-YOU en Flexhub gaat al een aantal jaren terug en in deze tijd hebben wij Flexhub mogen helpen bij meerdere uitdagingen. Allereest ging het om het beveiligen van de Cloud omgeving, het inrichten van Microsoft 365 en het maken van een automatische converter (van JPG naar PDF) met behulp van Power Automate. Deze samenwerking is zo goed bevallen dat Flexhub kortgeleden met een nieuwe uitdaging kwam. Ze merkten dat er intern veel tijd verloren ging aan het maken van documenten en daarnaast was er veel inconsistentie in de opmaak ervan.

De Oplossing

Het inzetten van officeatwork was dé oplossing voor Flexhub. Met officeatwork regel je namelijk dat je standaard documenttemplates, ook wel slimme sjablonen, kunt maken met daarin specifieke blokken. Dit voor bijvoorbeeld het automatisch toevoegen van adresgegevens. Door iedereen gebruik te laten maken van deze templates, zorg je ervoor dat alle documenten dezelfde lay-out hebben.

Huisstijl handboek (1)

"Door gebruik te maken van slimme sjablonen hebben we meer tijd om te doen waar wij goed in zijn. Daarnaast werkt het veel makkelijker en is er meer consistentie onder onze documenten"

Henk Verschoor
IT Manager van Flexhub

Samenwerking

“Tijdens het hele proces zijn we geholpen en begeleid. I4-YOU heeft ons uitgelegd wat ze gingen doen en hoe dit onze uitdaging zou verhelpen. Vervolgens hebben ze ons meegenomen in de oplossing, zodat wij het ook zelf kunnen uitvoeren. Niet alleen hoe we documenten op konden zetten, maar ook een stukje nazorg. We hebben de samenwerking altijd als professioneel en heel prettig ervaren. Het was gezellig vanaf het eerste moment dat we elkaar hebben leren kennen en er is altijd met ons meegedacht om de oplossing te maken die perfect bij ons past!

Henk Verschoor
IT Manager van Flexhub.

"De samenwerking met I4-YOU loopt al een aantal jaren. We zien het ook echt als een samenwerking, omdat we er met elkaar steeds een succes van weten te maken."

Henk Verschoor | IT Manager Flexhub

Wat heeft het opgeleverd?

Het meest belangrijke is dat Flexhub nu gebruik maakt van standaard templates. Dit maakt het aanmaken van documenten zoveel gemakkelijker en het kost ons veel minder tijd dan voorheen. Een ander groot winstpunt is dat alle documenten nu consistent zijn qua opmaak en uitvoering en niet meer afwijken van elkaar.

 

MEER consistentie onder documenten
MEER tijdwinst
Efficiënter werken met documenten

Wil jij ook gebruik maken van slimme sjablonen?

Neem dan contact met ons op en wij kijken graag hoe we deze oplossing op een succesvolle manier voor jou in kunnen zetten!

Contact