CVU uitvaartzorg
CVU-1

 

50% tijdswinst 

Door het optimaliseren van processen
binnen Microsoft 365

CVU-Bergweg002-web-845x684

OVer CVu Uitvaartzorg

De CVU is verantwoordelijk voor ongeveer 1300 uitvaarten per jaar in de omgeving Rotterdam Rijnmond en Gouwestreek en is een zelfstandig onderdeel van Yarden. De uitvaartonderneming focust zich op kwaliteit en een individuele benadering. Martin Berns werkt al 23 jaar bij de organisatie en is als administrateur verantwoordelijk voor boekhouding en ICT.

De CVU werkt veel samen met externe en interne partijen: de nabestaanden, de drukker, verzekeringsmaatschappijen, de organisatie die vervoer verzorgt, de uitvaartverzorger enzovoort. Al deze mensen moeten op het juiste moment, de juiste informatie hebben. Hoe dat moet, is wettelijk vastgelegd in de AVG.

DE UITDAGING

Hoe optimaliseer je processen met complexe documentstromen, binnen een organisatie die moet voldoen aan zeer strenge wet- en regelgeving? En dat in een branche waarin zelfs de kleinste fout onherstelbare gevolgen kan hebben en die te maken heeft met strakke tijdslimieten. Een rimpelloos veranderproces is dan een must. Uitvaartonderneming CVU Uitvaartzorg stond voor deze uitdaging. Hun vaste systeembeheerder adviseerde I4-YOU als partij voor dit interessante project. 

De vraag

In de oude situatie stond veel informatie op papier en op de eigen server. De processen liepen uitstekend, wat blijkt uit de ISO-normering waaraan de CVU al jaren voldoet. De werkwijze was wel omslachtig: er werd veel gekopieerd en per post verzonden. Archivering gebeurde veelal op papier. Volgens strak vastgelegde routines werden oude dossiers handmatig vernietigd volgens de wettelijke voorschriften. Een tijdrovend proces. Dat moest makkelijker kunnen.

CVU-Bergweg007-web-845x684

"Tijdens de implementatiefase werkte een WorkPoint specialist van I4-YOU bij de CVU op kantoor. Dit was prettig omdat je zo snel kunt schakelen en gemakkelijk kunt overleggen. Er zijn altijd korte lijntjes geweest en dat maakte de samenwerking top."

De oplossing

Tijdens het zoeken naar oplossingen liepen we met elkaar iedere stap van elk proces na. Wat gebeurt er? Waarom gaat het zo? Wie zijn betrokken? Met welke wet- en regelgeving moeten we rekening houden? De standaardoplossing WorkPoint van Microsoft 365 bleek een goede match met de werkwijze van de CVU. Door het afstellen van de software op de specifieke behoeften van organisatie, ontstond een IT-oplossing die naadloos past bij de werkwijze van de mensen die ermee werken.

"We hoeven niet langer te switchen tussen verschillende programma's. Dat geeft ons zoveel meer rust en overzicht."

"Processen gaan nu waar mogelijk automatisch en digitaal."

"Waar polissen voorheen vaak gekopieerd en verzonden werden, kunnen we nu in het nieuwe systeem een foto maken van de documenten en handel je alles digitaal af. Heel fijn."

"Workflows zijn merkbaar geoptimaliseerd. Hierdoor gaat alles veel sneller."

Wat heeft het opgeleverd?

Op veel gebieden kan de werkwijze handiger en sneller. Veel werk dat voorheen handmatig moest gebeuren, is nu geautomatiseerd. Zo geeft de software je notificaties en kun je rechten toekennen per document: dus wie mag wat, op welk moment inzien.

 

Snellere omlooptijd
Tijdwinst
Minder switchen

Slim en efficiënt documenten beheren zoals CVU?

We gaan op zoek naar de beste en meest passende oplossing voor jou. Niet meer uren
zoeken, maar makkelijk vindbaar en alles in 1 overzichtelijke omgeving.

Meer informatie