CVU

50% tijdswinst door het optimaliseren van processen met WorkPoint

WorkPoint: dé Document & Casemanagement oplossing binnen je Microsoft omgeving

Een interview met Martin Berns, CVU

De CVU is verantwoordelijk voor ongeveer 1300 uitvaarten per jaar in de omgeving Rotterdam Rijnmond en Gouwestreek en is een zelfstandig onderdeel van Yarden. De uitvaartonderneming focust zich op kwaliteit en een individuele benadering. Martin Berns werkt al 23 jaar bij de organisatie en is als administrateur verantwoordelijk voor boekhouding en ICT.

We verzorgen dagelijks uitvaarten en alles hieromheen. Wat veel mensen niet weten is dat we ook de administratieve kant op ons nemen: van het verwerken van polissen, tot de afhandeling van verplichte documenten bij een overlijden volgens de wettelijke richtlijnen.

De CVU werkt veel samen met externe en interne partijen: de nabestaanden, de drukker, verzekeringsmaatschappijen, de organisatie die vervoer verzorgt, de uitvaartverzorger enzovoort. Al deze mensen moeten op het juiste moment, de juiste informatie hebben. Hoe dat moet, is wettelijk vastgelegd in de AVG.

CVU
Structuur in teams met workpoint

De vraag aan I4-YOU

Hoe optimaliseer je processen met complexe documentstromen, binnen een organisatie die moet voldoen aan zeer strenge wet- en regelgeving? En dat in een branche waarin zelfs de kleinste fout onherstelbare gevolgen kan hebben en die te maken heeft met strakke tijdslimieten. Een rimpelloos veranderproces is dan een must. Uitvaartonderneming CVU Uitvaartzorg stond voor deze uitdaging. Hun vaste systeembeheerder adviseerde I4-YOU als partij voor dit interessante project. 

De uitdaging

Een efficiëntere werkwijze:
In de oude situatie stond veel informatie op papier en op de eigen server. De processen liepen uitstekend, wat blijkt uit de ISO-normering waaraan de CVU al jaren voldoet. De werkwijze was wel omslachtig: er werd veel gekopieerd en per post verzonden. Archivering gebeurde veelal op papier. Volgens strak vastgelegde routines werden oude dossiers handmatig vernietigd volgens de wettelijke voorschriften. Een tijdrovend proces. Dat moest makkelijker kunnen.

De behoefte aan een goede IT-oplossing werd groter. Ook wilden we de overstap maken van on premise, naar in de cloud. Al onze processen moesten onder de loep genomen worden en veranderingen en implementatie moest zeer zorgvuldig en doordacht plaatsvinden. Onze systeembeheerder adviseerde ons om contact op te nemen met I4-YOU.

De oplossing: Document & Case Management met WorkPoint

Tijdens het zoeken naar oplossingen liepen we met elkaar iedere stap van elk proces na. Onze contactpersoon bij I4-YOU stelde veel vragen: wat gebeurt er? Waarom gaat het zo? Wie zijn betrokken? Met welke wet- en regelgeving moeten we rekening houden? De standaardoplossing WorkPoint van Microsoft 365 bleek een goede match met de werkwijze van de CVU.

Door het afstellen van de software op de specifieke behoeften van organisatie, ontstond een IT-oplossing die naadloos past bij de werkwijze van de mensen die ermee werken.

Een oplossing van bovenaf opleggen werkt niet. De mensen die met de software werken moeten er blij mee zijn. Daarom is de werkwijze van de uitvaartverzorgers zelf altijd het uitgangspunt geweest.

Op veel gebieden kan de werkwijze handiger en sneller. Veel werk dat voorheen handmatig moest gebeuren, is nu geautomatiseerd. Zo geeft de software je notificaties en kun je rechten toekennen per document: dus wie mag wat, op welk moment inzien.

Structuur in teams met workpoint


Ook hoef je niet langer te switchen tussen verschillende programma’s. Dit geeft rust doordat je minder hoeft te schakelen. En waar polissen voorheen vaak gekopieerd en verzonden werden, kun je in het nieuwe systeem een foto maken van de documenten en handel je alles digitaal af.

Snellere omlooptijd
Tijdswinst
Minder Switchen

Tijdswinst zorgt voor financieel gewin en betere service

Processen gaan nu waar mogelijk automatisch en digitaal. Workflows zijn merkbaar geoptimaliseerd. Hierdoor gaat alles veel sneller.

Waar we voorheen een omloopsnelheid hadden van 4 tot 6 weken van de opening van een dossier, tot facturering, kost dat ons nu 2 tot 3 weken. Dat is een financieel gewin. Daarnaast is het voor nabestaanden ook prettig dat ze nu veel sneller het administratieve stuk kunnen afsluiten.

Rimpelloze implementatie & hoge gebruikersadoptie

Tijdens de implementatiefase werkte een WorkPoint specialist van I4-YOU bij de CVU op kantoor. Dit was prettig omdat je zo snel kunt schakelen en gemakkelijk kunt overleggen. De lijntjes zijn kort als je naast elkaar zit.

Nadat een kleine werkgroep na een korte training was overgestapt op de nieuwe werkwijze, werd de digitale oplossing rustig over de organisatie uitgerold. 

Dat proces is nog gaande en gebeurt zeer zorgvuldig en in kleine stapjes. Training is niet nodig: collega’s die al met de software werken, helpen anderen waar nodig op weg. Vooraf waren sommige collega’s sceptisch, maar in de praktijk is iedereen positief. Doordat ze de voordelen meteen ervaren, is de gebruikersadoptie nog veel hoger dan we hadden gehoopt.

Samenwerking met I4-YOU en de toekomst

Een prettige samenwerking was cruciaal. WorkPoint is een Microsoft standaardoplossing met alle voordelen van dien, maar de bedoeling is dat het in gebruik aanvoelt als maatwerk. Hiervoor moet I4-YOU de organisatie en de behoeften van de mensen die met de oplossing gaan werken, goed kennen.

Een nauwe samenwerking was nodig om de processen goed in te richten. Daarnaast is het ook prettig dat we het goed kunnen vinden met elkaar. Je werkt toch langere tijd met elkaar samen.

Op dit moment gebruikt de CVU nog een archiveringssysteem waarvoor ze per licentie en per document betalen.

In de toekomst willen we gefaseerd afscheid nemen van dit systeem en ook dat deel van onze administratie in eigen beheer nemen. Dat duurt nog wel een tijdje, maar dan weten we I4-YOU weer te vinden.

Wil jij weten wat het gebruik van WorkPoint jouw organisatie op kan leveren aan tijdswinst en efficiëntie? Plan dan vrijblijvend een afspraak

Structuur in teams met workpoint

CVU
Tijdens het zoeken naar oplossingen liepen we met elkaar iedere stap van elk proces na. Onze contactpersoon bij I4-YOU stelde veel vragen: wat gebeurt er? Waarom gaat het zo? Wie zijn betrokken? Met welke wet- en regelgeving moeten we rekening houden?”

Martin Berns
Leidinggevende Administrateur bij CVU Uitvaartzorg