Hero Background

Microsoft Teams

Steeds meer mensen zien de voordelen van deze Office 365 oplossing. Maar wat is het? Waarom zou je het gebruiken en wat moet je doen als je Teams wilt inzetten in je organisatie? Al de antwoorden op deze vragen, vind je op deze pagina bij elkaar.

Gratis tip!

Nieuw bij Microsoft Teams? Download de handleiding om de basisbeginselen te leren.

Download Direct

 

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft zelf beschrijft Teams als “Een krachtige hub voor teamwerk die chat, videogesprekken, bestanden en apps combineert in een gedeelde werkruimte.”

Iets uitgebreider betekent dit dat Teams je binnen Office 365 mogelijkheden biedt voor slimmer samenwerken. Denk aan het woord ‘teamwork’. Zo kun je binnen Teams bijvoorbeeld chatten, bellen, meetings houden en bestanden (files) delen. Ook kun je samenwerken binnen de apps die je in de Teams omgeving zet. Dit stuk software werkt op ieder device, dus ook vanaf je mobiele telefoon.

Waarvoor gebruik je Microsoft Teams?

Teams ondersteunt het samenwerken tussen mensen. Dat kan zijn een 1 op 1 chat met een collega die op dat moment thuiswerkt, maar bijvoorbeeld ook een vergadering met een grotere groep mensen van binnen en buiten je organisatie. Het handige is dat je niet met elkaar in een ruimte hoeft te zitten: als je een internetverbinding hebt en een licentie van Teams is samenwerken mogelijk, ook al zit je aan de andere kant van de wereld. Naast de contactmomenten die je kunt hebben in meetings, chats en calls, kun je ook heel gemakkelijk en veilig bestanden met elkaar delen en samenwerken binnen gekozen apps.

Wat zijn de functies binnen Microsoft Teams?

Teams biedt vele, handige mogelijkheden. Tot de basisfunctionaliteit behoort het chatten, (video)bellen en online vergaderingen bijwonen. Je kunt binnen Teams ook gebruikmaken van alle functionaliteiten die binnen jouw Office 365 licentie horen. Denk aan agendabeheer via Outlook, gebruik van Word, PowerPoint, Excel en OneNote, maar ook document management via SharePoint.

Je kunt je Teams omgeving nog verder personaliseren en externe apps toevoegen, zoals bijvoorbeeld projectmanagement tool Trello, of de veel gebruikte app GitHub. Deze lijst met mogelijke externe apps is groot en blijft groeien. Deze functionaliteit van het toevoegen van externe programma’s wordt beheerd door de administrator, waardoor de organisatie grip houdt op de te gebruiken software.

Wat maakt werken met Teams efficiënt?

Je kunt vanaf iedere plek en vanaf ieder device werken met Teams. Doordat je werkt binnen één digitale omgeving blijft alles voor alle leden van het team overzichtelijk. Je kunt zowel draadjes van conversaties, als bijvoorbeeld documenten per groep gemakkelijk terugvinden.

Daarnaast hoef je niet iedere keer te schakelen en verschillende programma’s te openen. Je kunt namelijk gebruikmaken van verschillende softwareprogramma’s binnen de Teams omgeving. Dat kunnen Office 365 applicaties zijn, zoals Word, maar ook externe mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld Twitter en Trello. Ook handig: eenmaal verbonden met Teams, hoef je niet iedere keer een wachtwoord in te voeren als je vanuit Teams wilt werken met deze applicaties. 

Verder zit Teams vol handige features, zoals notificaties instellen per app, of channel cross posting. Bij die laatste heb je de mogelijkheid om één bericht in meerdere kanalen tegelijk te delen. Zo zijn nog veel en veel meer handige dingen die je dagelijks werk net wat gemakkelijker en efficiënter maken. 

Wie kan Microsoft Teams gebruiken?

Heb je een Office 365 Business Premium, of een Office 365 Business Essentials licentie? Dan is Microsoft Teams standaard inbegrepen.

Microsoft stelt ook een gratis versie van Teams beschikbaar. Met deze uitgeklede versie krijg je toegang tot je de basismogelijkheden van de software, waardoor je Teams vrijblijvend kunt uitproberen. Het is ook handig dat je met deze gratis versie mensen buiten je organisatie kunt uitnodigen voor samenwerking binnen Teams, ook al hebben zij geen Office 365 Business licentie.

Hoe veilig is Microsoft Teams?

Alle Microsoftproducten staan bekend om hun uitmuntende veiligheid. Bij Teams is dit niet anders. Veel overheden, advocatenkantoren en gezondheidsinstellingen kiezen precies om die reden voor Office 365. Teams biedt geweldige mogelijkheden op het gebied van gegevensbeveiliging. 

Denk daarbij aan functies als:

  • preventie van gegevensverlies
  • informatiebelemmeringen
  • bewaarbeleid
  • eDiscovery
  • juridische bewaring en meer. 
Door die geavanceerde beveiligingsfuncties helpt Teams je beveiligingsfouten binnen je organisatie te voorkomen. Het ondersteunt je zelfs bij het naleven van nationale, regionale en sectorspecifieke voorschriften. Doordat Teams beveiliging eenvoudig maakt, is het beheer hiervan overzichtelijk. Ook dat komt de veiligheid weer ten goede.

Wat is de geschiedenis van Microsoft Teams?

Microsoft Teams werd gelanceerd op 14 maart 2017, tijdens een event in New York. Al direct vanaf de start is Teams wereldwijd een groot succes.

Werken met Teams

Wie samenwerkt met Microsoft Teams zal vooral blij zijn met het gebruikersgemak. Werk je al met Office 365 dan sluit de werkwijze naadloos aan op de rest van je digitale werkomgeving. De werkwijze voelt dan ook logisch en intuïtief.

Nog een voordeel aan het werken binnen deze applicatie, is dat je gemakkelijk in verschillende teams kunt samenwerken op een manier die prettig is in die specifieke situatie. Je kunt ook binnen je verschillende teams eenvoudig files opslaan, delen en terugvinden.

In het programma zitten handige functionaliteiten, zoals bijvoorbeeld:

  • het eenvoudig opnemen van (video)calls voor groepsleden die niet bij de afspraak kunnen zijn
  • de announcement-functie waarmee je belangrijk nieuws op verschillende kanalen tegelijkertijd kunt delen.

Zo zit Teams bomvol handige features die het samenwerken met mensen binnen en zelfs buiten je organisatie gemakkelijker en efficiënter maken.

Voor IT-afdelingen is het vaak een verademing om alles binnen de veilige Office 365 omgeving te regelen. Dit geeft grip, overzicht en zorgt voor een gedegen online security.

Werken zonder Teams

Natuurlijk kun je als organisatie prima zonder Teams. Je kunt met elkaar bellen, chatten en mailen via losse aanbieders. Ook kun je met elkaar afspraken maken over het opslaan van documenten en de wijze van samenwerken. Voor iedere functionaliteit die Teams biedt, bestaat er een prima alternatief, de ene gebruiksvriendelijker en veiliger dan de ander.

Nadeel is dat deze oplossingen vaak niet met elkaar geïntegreerd zijn en dat je dus voor iedere functionaliteit een los programma gebruikt. Vooral voor bedrijven die Office 365 gebruiken, of dit willen gaan doen, is Teams de meest logische oplossing voor wie wil samenwerken

Heeft mijn bedrijf Teams nodig?

In bijna iedere organisatie wordt samengewerkt. Of dat nu een vergadering is, onderlinge mail- en documentuitwisselingen, team overleggen enz. Teams structureert en vereenvoudigt al deze vormen van overleg. Ook voor samenwerken met groepen mensen van buiten de organisatie is Teams een goede optie. Vooral voor organisaties die al werken met Office 365, of die van plan zijn dit te gaan doen, is de overstap op Teams een logische.

Microsoft Teams op je mobiel

Je kunt Microsoft Teams eenvoudig op je mobiel installeren. Hiervoor is een handige App te krijgen, zowel voor Android als iOs. Je werkt in the cloud, dus het maakt niet uit op welk device je werkt: pc, tablet, of mobiele telefoon.

Microsoft Teams vergelijken ...

Microsoft Teams versus Slack

Slack is een online chatplatform. Binnen zelf aangemaakte groepen kun je met elkaar chatten. Net zoals met Slack, kun je met Teams ook chatten in zelf aangemaakte groepen. Een belangrijk verschil is dat je binnen Teams ook op andere manieren kun communiceren, zoals bijvoorbeeld (video)bellen. Je hebt dus meer mogelijkheden binnen één app als je kiest voor Microsoft Teams. Daarnaast is Teams de logische eerste keuze voor bedrijven die kiezen voor Office 365.

Microsoft Teams versus Microsoft Skype

Teams vervangt meer en meer het oude Skype. Als je altijd hebt gewerkt met Skype, zal je veel functionaliteiten in Teams herkennen. Bijvoorbeeld chatten, (video)bellen en online vergaderingen bijwonen. Teams heeft wel meer functionaliteiten dan Skype. Het is dan ook niet gek dat Microsoft zelf in 2017 al heeft aangegeven de komende jaren steeds minder support te zullen leveren voor Skype. Vanaf juli 2021 stoppen ze al met de support van Skype for Business Online. Microsoft gaat wel vol verder met de ontwikkeling en daarmee het support van Teams. Daarmee is Teams de logische, toekomstbestendige keuze.

Switchen van Skype (voor Bedrijven) naar Teams; wat moet ik weten?

Met het minderen en uiteindelijk stoppen van support van Skype in de komende jaren, zullen steeds meer bedrijven de overstap maken naar Teams. Microsoft heeft eraan gewerkt deze overstap zo gemakkelijk mogelijk te maken. Handig is dat veel functionaliteiten herkenbaar zijn. Dat maakt dat de gebruikersadoptie na de overstap hoog is, omdat gebruikers kunnen leunen op veel vertrouwde routines.

Bij organisaties die de overstap maken van Skype naar Teams, zullen de gebruikers een melding krijgen dat de software een update heeft gekregen naar Teams. Reeds bestaande vergaderingen kun je dan nog gewoon terugvinden in de oude Skype omgeving. Alle nieuwe vergaderingen en contactmomenten, vinden uiteraard plaats in de Teams omgeving. Je contactpersonen worden automatisch overgezet.

Vervangt Microsoft Teams SharePoint?

Microsoft Teams en SharePoint zijn twee verschillende platforms binnen Office 365. Er zal dus niet snel sprake zijn van het vervangen van Teams door SharePoint.

SharePoint is van oudsher een logische plek voor opslag, beheer en het delen van bestanden binnen Office 365. Het heeft fantastisch Document Management mogelijkheden. In het verleden zijn hier wel wat communicatiemogelijkheden aan toegevoegd, zoals Newsfeed en een Discussion Board, maar deze functies zijn matig opgepakt door de gebruikers. In de praktijk staken deze functionaliteiten wat bleek af tegen de gebruiksvriendelijke mogelijkheden die we tegenwoordig gewend zijn via social media.

Teams focust zich juist op het sociale, communicatieve en interactieve deel van samenwerking. Het is een applicatie die aansluit bij de hogere verwachtingen die we tegenwoordig hebben op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en gebruiksmogelijkheden. Teams en SharePoint kunnen dus uitstekend naast elkaar gebruikt worden. Vanuit Teams kun je bestanden bekijken en beheren die je in je SharePoint omgeving hebt opgeslagen.

Microsoft Teams integraties

Hoe ingewikkeld de integratie van Microsoft Teams is, hangt af van de organisatie. Werkt de organisatie al met Office 365? Hoe groot is de organisatie? Hoe gestructureerd is de organisatie? Zijn de toekomstige gebruikers gewend aan dit soort software en wat verwacht je op het gebied van de gebruikersadoptie? Het kan zeker helpen om je te laten adviseren door een bedrijf met ervaring met integraties van Microsoft Teams binnen organisaties. 

Wat moet ik doen om Microsoft Teams te kunnen gebruiken?

Om te beginnen heb je een Office 365 Business Premium, of een Office 365 Business Essentials licentie nodig. In dat geval is Microsoft Teams standaard inbegrepen. Of je download de gratis licentie van Teams, die je de basismogelijkheden biedt.

Heb je al ervaring met Teams en handigheid in het inrichten van een online omgeving, dan kun je wellicht zelf van start. Vaak kiezen bedrijven ervoor om een externe partij in te schakelen voor advisering en inrichting van de Microsoft Teams omgeving. Kies vooral voor een bedrijf met ervaring , zodat je zeker weet dat je goed advies krijgt en vlot en efficiënt van start kunt met Teams.