Power Automate

Power Automate

Power Automate is een handige Microsoft 365 business applicatie om werkstromen te automatiseren. Maar wat betekent dat? Wat kun je ermee? Waarom zou je het willen gebruiken? Wat zijn de verschillen tussen Power Automate en soortgelijke producten van concurrenten? En wat moet je doen om met Power Automate te starten? Hieronder stellen we de belangrijkste en meest gestelde vragen en geven we je de antwoorden.

Wie kan Power Automate gebruiken?

Om Power Automate te gebruiken, heb je enkel een webbrowser en een e-mailadres nodig.

Wat is Power Automate?

Microsoft schrijft over Power Automate het volgende: “Power Automate is een service waarmee je geautomatiseerde werkstromen kunt maken tussen favoriete apps en services, voor het synchroniseren van bestanden, het ophalen van meldingen, het verzamelen van gegevens en nog veel meer.

Power Automate (voorheen ‘Flow’) is een applicatie van Microsoft. Met Power Automate kun je op een gemakkelijke manier efficiënter werken, doordat je werkstromen volledig automatiseert. Doordat je geen omkijken meer hebt naar deze geautomatiseerde werkprocessen, houd je tijd over voor andere zaken. Je maakt gebruik van jouw eigen favoriete apps en applicaties, die je binnen Power Automate met elkaar verbindt door middel van flows. 

Wat zijn de functies binnen Power Automate?

Met Power Automate kun je eenvoudig werkstromen automatiseren. Je gebruikt hiervoor je eigen applicaties (zoals onder andere SharePoint, Twitter, Outlook). Power Automate verbindt deze met elkaar.

Enkele voorbeelden van geautomatiseerde werkstromen:

  • Het automatisch sturen van herinneringen
  • Het sturen van een notificatie
  • Het goedkeuren van een aanvraag met een druk op de knop

Waarvoor gebruik je Power Automate?

Efficiënter werken

Doordat je routinematige taken automatiseert gaat de productiviteit van je organisatie omhoog.

Grip op processen

Het automatiseren van bepaalde routinematige processen op vaste momenten, zorgt voor grip, structuur en duidelijkheid.

(ISO-)normeringen

Om aan (ISO-)normeringen te voldoen moet je aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen. Power Automate kan hieraan bijdragen.

Tijdsbesparing

Doordat je geen omkijken hebt naar routinematige bezigheden, houden je medewerkers meer tijd over voor inhoudelijk interessant werk.

Kwaliteitsbewaking

Doordat je standaard processen automatiseert elimineer je menselijke fouten. Hierdoor gaat de kwaliteit omhoog. 

Wat is een Power Automate flow?

Een ‘flow’ - ook wel ‘stroom’ genoemd - is een werkstroom die applicaties aan elkaar verbindt. Met een flow worden door jouw gekozen acties automatisch in gang zet op een door jouw gekozen moment, of na een gebeurtenis. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het sturen van een notificatie als je een e-mail ontvangt van een bepaald persoon.

Kan ik Power Automate ook offline gebruiken?

De flows doen hun werk op de achtergrond. De actie die ervoor zorgt dat een flow zijn werk gaat doen zal wel altijd online moeten plaatsvinden.

Werken met Power Automate

Voor standaard werk en terugkerende, routinematige taken kun je Power Automate inzetten. Doordat je deze taken niet meer handmatig uitvoert en er niet langer over na hoeft te denken, gaat de productiviteit van de organisatie omhoog.

Denk bijvoorbeeld aan een flow die automatisch, maandelijks kwaliteitscontroles voor je in gang zet, die de rapporten hiervan vervolgens direct in de juiste map van je bestanden zet, waarvan je tot slot een notificatie krijgt bij een afwijkende waarde. Door de inzet van Power Automate heb je geen omkijken meer naar routinematige taken en kun jij je focussen op andere zaken (zoals een afwijkende waarde).

Door het automatiseren van routinematige, terugkerende werkzaamheden elimineer je menselijke vergissingen in het proces. Dit komt de veiligheid en de kwaliteit ten goede. Je houdt grip op het proces. Daarnaast bespaar je tijd, die je weer kunt besteden aan meer inhoudelijke werkzaamheden.

Werken zonder Power Automate

Ook al zijn er in nagenoeg iedere organisatie standaard werkprocessen die je kunt automatiseren, je kunt toch prima werken zonder Power Automate. Je kunt iemand aannemen om deze werkzaamheden voor je te doen, of je kunt het zelf blijven doen.

Deze manier van werken is een stuk minder efficiënt, want handmatig routinematig werk uitvoeren kost tijd en dus geld. Daarbij maakt het je organisatie kwetsbaarder, omdat de uitvoering persoonsafhankelijk is. Met Power Automate is dat niet zo: middels flows liggen de processen immers vastgelegd en ze worden precies zo uitgevoerd zoals jij die hebt ingevoerd, of in laten voeren.   

Nog een factor is het werkplezier. Terugkerend, routinematig werk wordt vaak ervaren als het minst leuke deel van de werkzaamheden en kan zorgen voor motivatieproblemen. Door dit goed in beeld te krijgen en precies dat stuk routinematig werk te automatiseren, kun je het werkplezier en dus de motivatie van je medewerkers verhogen.


Heeft mijn bedrijf Power Automate nodig?

Of jouw organisatie Power Automate kan gebruiken hangt af van verschillende factoren.

Binnen bijna iedere organisatie – groot en klein – vind je terugkerende werkprocessen die iedere keer hetzelfde verlopen. Dat kunnen kleine, eenvoudige handelingen zijn, maar het kunnen ook grotere processen zijn. Denk bijvoorbeeld aan periodieke kwaliteitscontroles waaruit verschillende vervolg handelingen voortvloeien. Zowel die kleine, eenvoudige processen, als de (heel) grote processen kun je automatiseren. Power Automate is daar een handig middel voor.

Om te bepalen of je organisatie profijt kan hebben van de oplossing die Power Automate kun je jezelf de volgende vragen stellen:

  • Zijn er routinematige taken binnen je organisatie?
  • Heb je behoefte aan meer grip op processen, zonder dat je hier omkijken naar hebt?
  • Heb je behoefte aan een constante kwaliteit, maar heb je eerder tijd te kort dan over, en wil je dus beter én efficiënter werken?
  • Wil je dat processen minder persoonsafhankelijk zijn, waardoor je minder kwetsbaar bent als organisatie? 

Is je antwoord op één of meer van bovenstaande vragen ‘ja’, dan kan Power Automate een uitkomst zijn voor jouw organisatie.

Power Automate op je mobiel en andere devices

Je kunt ook met Power Automate werken vanaf je mobiele telefoon of vanaf een tablet. Wil je Power Automate beheren vanaf een mobiel apparaat? Download dan de mobiele Power Automate-app.

Wat is een Power Automate sjabloon?

Binnen Power Automate kun je werkstromen from scratch (laten) ontwerpen. Dit is handig als de werkstroom die jij nodig hebt, nog niet bestaat.

In veel gevallen is dat niet nodig en kun je gebruikmaken van een sjabloon. Denk bijvoorbeeld aan een eenvoudige, veelgebruikte flow die ervoor zorgt dat je e-mail bijlagen vanuit Outlook, direct voor je worden opgeslagen in OneDrive. Hiervoor kun je een sjabloon gebruiken. Dit bespaart je tijd en geld.

Hoe maak ik een flow met Power Automate?

Je kunt een standaard sjabloon gebruiken voor de meest voorkomende flows. Dit is de snelste en eenvoudigste manier om een flow te maken. Deze kun je dan direct gebruiken.

Wil je een volledig nieuwe stroom maken, dan is dit iets lastiger. Je hoeft geen ontwikkelaar te zijn om zelf (eenvoudige) flows te maken in Power Automate, maar het is wel handig om enige affiniteit mee te hebben met het onderwerp. Via Microsoft kun je inspiratie opdoen, flows van andere gebruikers in de community bekijken en vragen stellen.

Vaak kiezen bedrijven ervoor flows te laten ontwikkelen door een bedrijf met kennis en ervaring op dit gebied. De praktijk laat zien dat dit sneller en efficiënter werkt en de oplossingen uiteindelijk meestal beter aansluiten bij de behoeften in de dagelijkse praktijk.

Met welke services kan Power Automate een connectie maken? 

Power Automate is een Microsoft applicatie en maakt onderdeel uit van Microsoft 365. Samen met Power Apps en Power BI vormt Power Automate het Power Platform: drie softwareproducten die vaak samen gebruikt worden en elkaar versterken.

Omdat Power Automate tot de Microsoft ‘familie’ behoort, maak je vanuit Power Automate zeer eenvoudig verbinding met alle Microsoft applicaties. De verbindingen zitten al in de software zelf. Voorbeelden van populaire Microsoft applicaties zijn Dynamics, Microsoft Teams, Outlook, Azure en SharePoint.

Vanzelfsprekend kun je ook verbinding maken met andere, externe populaire cloud services, zoals bijvoorbeeld RSS en Twitter. Hierdoor kun je gewoon gebruikmaken van de software die je organisatie al gebruikt. Deze verbinding kun je maken door middel van connectoren. Er zijn reeds meer dan 150 verschillende connectoren beschikbaar en de lijst is groeiende.

Power Automate vergelijken…

Power Automate versus Nintex

Zowel Power Automate als Nintex zijn cloud services, waarmee je werkstromen kunt automatiseren. Beide zijn kwalitatief goede producten met een gebruiksvriendelijke interface.

Het belangrijkste verschil tussen de twee aanbieders is het prijsverschil. Nintex is in verhouding een erg dure oplossing, die minimaal honderden euro’s kost. Zelfs als je maar één simpele werkstroom wilt automatiseren. Je kunt daarentegen al voor een paar euro per maand met Power Automate werken. Dit is dus een aanzienlijk verschil.

Beide Apps bieden de mogelijkheid van het werken op verschillende devices. Een klein verschil is dat de Power Automate app Linux niet ondersteunt. Werk je vanuit de browser, dan vormt Linux geen probleem voor Power Automate.
Er is ook een groot verschil in het aantal talen waaruit je kunt kiezen. Waar je bij Nintex enkel kunt kiezen voor Engels, kun je binnen Power Automate kiezen uit 42 verschillende taalopties.

Nintex is een los softwareproduct en zal geïntegreerd moeten worden in je bestaande software omgeving. Houd hier rekening mee en bespreek dit met de IT-afdeling binnen je organisatie.

Power Automate is daarentegen onderdeel van Microsoft 365. Dit maakt Power Automate de meest logische oplossing voor bedrijven die al hebben gekozen voor het Microsoft Office pakket.

Power Automate versus Kissflow

Net als Power Automate is ook Kissflow een gebruiksvriendelijk software product, waarmee je werkstromen kunt automatiseren.

De prijs van Kissflow is per eenvoudige licentie een aantal euro hoger dan Power Automate. In procenten loopt dat verschil op tot tientallen procenten. Ook in deze vergelijking is Power Automate de voordelige keuze.

Binnen Kissflow kun je kiezen voor zes taalopties: Engels, Nederlands, Portugees, Pools, Turks en Zweeds. Power Automate biedt 42 taalopties.

Kissflow is een los softwareproduct. Dit betekent dat je het moet integreren in je bestaande software omgeving. Houd hier rekening mee en bespreek dit met de IT-afdeling binnen je organisatie.

Power Automate is daarentegen onderdeel van Microsoft 365. Dit maakt Power Automate de meest logische oplossing voor bedrijven die al hebben gekozen voor Microsoft.


Power Automate in de praktijk

Wil je verder lezen over Power Automate in de praktijk? Lees dan de onderstaande expert blogs van Willemijn & Elianne, Techisch Consultants bij I4-YOU, hoe zij echte problemen van echte bedrijven in de praktijk oplossen met Power Automate.