Hero Background

Werkstromen automatiseren

Eenvoudig je eigen apps en services met elkaar laten samenwerken 


Je wilt dat processen in je organisatie efficiënter verlopen. Het liefst blijf je daarbij gebruikmaken van je eigen apps en andere favoriete software. Dat kan door het automatiseren van routinematige taken. Op die manier bespaar je tijd en geld, werk je ru
stiger en gaat de kwaliteit van je business omhoog. Power Automate is de perfecte applicatie om dit te bewerkstelligen binnen je eigen Microsoft 365 omgeving. Onze experts helpen je hier graag bij.  

De voordelen van het automatiseren van werkstromen  

Terugkerende handelingen en routinematige taken kun je heel goed automatiseren en daarmee voorgoed van je to do list schrappen. Denk bijvoorbeeld aan een notificatie als een belangrijke contactpersoon je mailt. Of een maandelijkse controle die automatisch uitgevoerd wordt en waarvan het rapport meteen in de juiste map gezet wordt. Kleine en grote taken, waarnaar je voortaan geen omkijken meer hebt. 

Naast het winnen van tijd, doordat je het werk niet langer handmatig hoeft te doen, heeft het automatiseren van processen meer voordelen: doordat software precies doet wat je invoert, elimineer je menselijke fouten binnen het proces. Hierdoor krijg je grip op je business en gaat de kwaliteit van je dienstverlening omhoog. Win – win – win.  

Power automate
Video
Een introductie van Power Automate
1 min

Zo helpt Power Automate jouw bedrijf verder 

Minder werken, meer doen. 

Werk je met Power Automate, dan neemt de software het routinematige deel van je werk over. De tijd die overblijft, kan gevuld worden met inhoudelijk interessanter werk. Of er zijn simpelweg minder uren nodig binnen dezelfde functie. Wel zo efficiënt.

Zonder extra moeite een hoge klanttevredenheid

Een tevreden klant zorgt vaak voor de beste reclame en dat is goed voor je business. Zo is het voor eeklant bijvoorbeeld prettials iemand van de organisatie tegen het einde van een contractperiode belt voor het doornemen van de mogelijkheden.  

Dit kun je regelen met Power Automate. Koppel hiervoor een interne lijst met contractdata, aan je mailprogramma. Met Power Automate stel je in dat je bijvoorbeeld drie maanden voor het einde van een contract automatisch een e-mail krijgt. Hierin zet je een bericht dat het contract van je klant binnenkort verloopt en dat je contact kunt opnemen hierover. Dit soort kleine gebaren maken een groot verschil voor je klant.

Laat dit soort werkstromen één keer automatiseren met Power Automate en je hebt er geen omkijken meer naar.  

Lage ontwikkelkosten, grote impact op dagelijkse werkroutines 

Doordat Power Automate een groot aantal templates heeft, is er vaak wel een passend standaard template beschikbaar. Hierdoor kunnen ontwikkelaars snel werken. Dit zie je terug in de lage ontwikkelkosten, zeker vergeleken met traditionele maatwerk oplossingen.

Daarbij blijf je al je eigen, bestaande software en apps gebruiken. Dit heeft als voordeel dat je gewoon kunt blijven werken zoals je altijd deed, minus de geautomatiseerde taken.  

 
 

Besturing vanaf ieder device mogelijk

Gebruikers van software verwachten flexibiliteit en dat gaat in de toekomst steeds belangrijker worden. Daarom kun je jouw werkstromen beheren vanaf ieder device. Voor mobiel of tablet download je de mobiele app.

Hoge gebruikersadoptie door naadloze integratie

Zie Power Automate als de software die jouw eigen applicaties aan elkaar koppelt en in gang zet. Met nadruk op ‘jouw eigen applicaties’. Doordat je gewoon je eigen software blijft gebruiken, is de drempel zeer laag.

Na het (laten) ontwikkelen van de gewenste werkstromen is de besturing van Power Automate eenvoudig en intuïtief. Precies zoals je van een Microsoft applicatie kunt verwachten.

De meest logische keuze voor organisaties die kiezen voor Microsoft 365

Veel organisaties kiezen al voor het Microsoft 365 pakket. Denk bijvoorbeeld aan SharePoint voor de opslag van data en Teams als platform om samenwerken te faciliteren.

De applicatie Power Automate past hier - als onderdeel van de Microsoft familie - naadloos tussen. Dit merkt je ICT-afdeling bij implementatie en dat merk je als gebruiker direct door de herkenbare, gebruiksvriendelijke interface.

Grote keuze in verbindingen met talloze externe applicaties

Vanzelfsprekend werkt Power Automate perfect samen met andere Microsoft oplossingen, maar daarnaast kun je de software ook verbinden met externe applicaties. Hierdoor kun je gewoon blijven werken met de software die je al gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan een verbinding met Twitter, RSS, Bing Maps en vele andere cloud services.

Eenvoudig je werkstromen laten aanpassen of uitbreiden

Organisaties zijn dynamisch en werkzaamheden veranderen mee. Daarom passen we reeds geautomatiseerde werkprocessen, indien nodig, eenvoudig voor je aan. Ook kun je later kiezen voor meer, of meer uitgebreide werkstromen. Kortom: Power Automate is een flexibel product dat we aanpassen aan jouw veranderende werkomgeving.

Werkprocessen optimaliseren voor een lean organisatie

Lean organisaties besteden veel aandacht aan het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Het opsporen van terugkerende, routinematige handelingen en deze vervolgens automatiseren past hier uitstekend bij. Met Power Automate kun je dit relatief eenvoudig (laten) doen, waardoor je ook snel profiteert van de verbeteringen.

Met I4-YOU haal je meer uit Power Automate

Wil je bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie optimaliseren met Power Automate? Dan heeft I4-YOU de kennis en de ervaring in huis om dit tot een groot succes te maken.

We brengen alle processen in kaart en vervolgens verzorgen we de vertaling hiervan in Power Automate. Dit wordt altijd gedaan door een expert met ruime praktijkervaring. Hierdoor weet je zeker dat het goed gebeurt en dat je optimaal gebruikt van alle mogelijkheden die Power Automate biedt.

Werkstromen automatiseren in de praktijk

Een voorbeeld van een geautomatiseerd proces

De oude situatie 

Zonder Power Automate

Een bibliotheek werkt met veel documenten, die regelmatig herzien moeten wordenBijvoorbeeld werkinstructies, procesbeschrijvingen en sjablonen. Medewerkers van de bibliotheek moeten deze documenten op verschillende, vastgelegde momenten, nakijken.

Het was voor de bibliotheek niet langer bij te houden op welk moment ieder document herzien moest worden.  

De nieuwe situatie

Mét Power Automate

Op basis van de vorige reviewdatum, bepaalt de medewerker de volgende herzieningsdatum. Vervolgens hoeft de medewerker niet meer over de planning na te denken. 

Power Automatcontroleert wekelijks, automatisch of er documenten zijn die binnen de volgende 30 dagen herzien moeten worden. Bij het document is ook aangegeven wie de verantwoordelijke is voor het document. De verantwoordelijke krijgt vanzelf een e-mail, waarin staat dat het document herzien moet worden.

Vervolgens kan deze persoon aangeven of het document nog actueel is, of dat het gewijzigd moet worden. Op basis van die uitkomst wordt de herzieningsdatum automatisch een jaar vooruit gezet, of wordt er een taak gemaakt voor degene die het document moet aanpassen.  

Daarnaast kan iedere willekeurige medewerker handmatig een flow starten als hij of zij een fout vindt in de documentatie. Hiermee stuur je een taak naar de verantwoordelijke voor dit document. Deze kan bekijken of de wijziging terecht is en of deze moet worden doorgevoerd. De indiener krijgt vervolgens automatisch bericht zodra het document aangepast is, of als dit niet gebeurt de reden waarom niet.  

Wil je weten hoe je Power Automate kunt inzetten in jouw organisatie om werkstromen te automatiseren? 

Onze specialisten denken met je mee!

Enthousiast geworden van het idee dat je processen eenvoudig kunt automatiseren, waardoor je blijvend tijd en geld bespaart? Staat het idee van foutloze processen je aan? En wil je zo snel mogelijk aan de slag?

Dat kan. Bij I4-YOU werken Microsoft Power Automate specialisten met de kennis en praktijkervaring. Zij kennen de software en weten hoe je deze optimaal kunt inzetten binnen jouw eigen IT-omgeving.  Neem gerust op voor meer informatie, of plan een demo. Demo’s op afstand zijn ook mogelijk.  

Plan een demo